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幹事の予定調整 ⇒ 会の企画 ⇒ 日時・会場の決定 ⇒

会場の予約・打ち合わせ ⇒ 会費の決定 ⇒ 案内・招待状の通知 ⇒

出欠・費用の確認 ⇒ イベント考案・グッズの用意 ⇒ 本番 ⇒ 清算・会計報告

幹事同士の顔合わせを兼ねて会へ向けてのスケジュール調整や役割分担をします。新郎新婦それぞれの友人が出席するので、幹事もそれぞれの側から選出するのが良いでしょう。

どういった形式のパーティーとするのか、音響設備やスポットライトなどの演出はどうするかなどをはじめ、会の全体像をイメージします。

なるべくたくさんの人に参加してもらえる日時を選択します。披露宴の２次会でしたら披露宴会場からの行きやすさなどを考慮し、会のイメージにあった会場を決定します。

参加する大まかの人数や予算なども考慮して、会場を予約し、予定しているイベント、演出などについて会場と打ち合わせします。

会場代、飲食代、景品などのグッズ代、その他の雑費などの合計ですが、それより少し多めの会費に設定しておくと参加人数不足などのトラブルにも対応できるでしょう。

参加対象の方々に会の案内を通知し、出欠を確認して正式な参加人数を把握します。

正式な参加人数が把握できたらそれを会場に連絡し、今までかかった経費について一度計算してみましょう。

宴会中の余興やケームなどのイベントを考え、そのときに必要な道具や賞品などを用意します。男女混合で行うのが良いでしょう。

スタッフ全員に進行を把握してもらい、物品などの準備も完璧に終わらせてから本番に臨みます。幹事が司会をやることも多いので臨機応変にこなしましょう。ただの飲み会・カラオケ大会にならないように配慮が必要です。

会場への支払い、諸費用などは当日中に清算します。会計報告を行う場合は、あらかじめ日時･場所を決めておき、あまり日をおかずに行いましょう。