旅行幹事ガイドライン

旅行幹事になったものの、いったい何をすれば・・・!?
そんなあなたへ宴会王国が送る「旅行幹事ガイドライン・ノウハウ」

旅行幹事ガイドライン
  1. TODO(やる事)を知る
  2. 旅行の日程・方面・コースを決める
  3. 旅行会社に相談する
  4. バスを選ぶ
  5. ホテルを選ぶ
  6. 温泉を選ぶ
  7. 方面を選ぶ
  8. 旅にアクセントをつける
  9. 参加者との打合せをする
  10. 事前準備をする
  11. 出発の朝

1.TODO(やる事)を知る

旅行幹事は何をこれからすれば良いのだろう?
まず、この疑問を解決し、順序立てたスケジュールを考える必要がある。
ずばり、下図のようなスケジュールを考えると良いだろう。

  1. 情報を集め(アンケート等)、今回の旅行のイメージ・企画を固める
  2. イメージ・アンケート内容を基に旅行会社に相談・見積もり依頼
  3. 資料・パンフ・見積もりを基に旅行会社の営業さんと打ち合わせ
  4. 手配・予約
  5. 参加者との打ち合わせをし、旅のしおりや資料をつくる
  6. 旅行代金の支払い
  7. 事前準備、最終確認、買出し
  8. 出発/当日
  9. 宴会の準備(宴会場)
  10. 宴会の幹事(宴会場)、2次会の確認
  11. 帰着/忘れ物チェック
  12. おつかれさま

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2.旅行の日程・方面・コースを決める

情報を集め(アンケート等)、今回の旅行のイメージ・企画を固める。 さて、スケジュールを見て「大変だ」と感じない人はほとんどいないはず。そこで、副幹事や会計などのスタッフをまずはそろえよう。相談できる人がいるのは心強い事だ。 まず初めにしなければいけないことは、前年度幹事さんからの引継ぎ。教えてもらうポイントは次の5点!

  1. 日時:だいたい毎年の旅行日程は同じ時期であることが多い。
  2. 形態:温泉旅行なのか、飛行機を使った旅行なのかなどの、主軸となる部分。
  3. 方面:海辺なのか山辺なのか、どこの観光地なのか。今まで行った方面は避ける事が多い。
  4. 趣向:オリジナル性がでる点。例えばゴルフ、フルーツ狩り、ショッピングなど等。
  5. 参加人数:大体の人数が分かるはず。しかし、年度・方面によって異なる場合がある。

次に、今回の旅行をイメージ作るために大まかでも参加予定者の希望を聞こう。聞き方は人数にもよるが、直接聞いたり、メールや紙を使ったアンケートをとると良いだろう。そこから自分のアイデアや昨年の情報を織り交ぜてイメージを作ろう。 また、旅行の目的も当然考慮にいれよう。 これらの情報をまとめて、下図のような表にまとめよう。

? 昨年 今年
旅行日時 5/3,5/4 5月上旬
旅行形態 新幹線で市内観光 貸切バスで温泉旅行
方面 大阪 伊香保
趣向 食べ歩き 温泉と温泉街旅行
参加人数 24名 20~30名

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3.旅行会社に相談する

2で作った表の内容を旅行会社に伝えよう。なるべく早く伝えるのが大切。なぜなら、混雑する日付や人気のあるプラン、ホテルなどは気をつけないとすぐに埋まってしまうからだ。 旅行会社からは希望する旅行内容に沿った行程表、見積もり表、資料、パンフレットを取り寄せることができる。このとき、旅行会社によっては費用がかかることがあるから注意しよう。(当社はもちろん無料) きちんとした対応で、専属の担当が付くことがほとんど。日時を決めて打ち合わせをどんどん重ねるためにも、営業さんに来社してもらおう。

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4.バスを選ぶ

貸切バスは大型(30-60人乗り)・中型(27人乗り)・小型(26人乗り)・マイクロバス(20人乗り)に区分けされている。人数に合わせて選択しよう。 後部座席がサロンタイプになるバスでの旅行は(バス旅行では基本)、乗ってすぐ飲食をして観光地に向かうことができる。ガイドさんの有無は予算が少し高くてもつけたほうが幹事さんの心強い右腕になってくれるからオススメ。参加者への心配りと、旅行の管理をしっかりしてくれる。 バスの確認は、グレード・座席数・新しさを必ず聞こう。車種によって通行料が変わるし、小さなバスだと小道に入ることも出来る。

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5.ホテルを選ぶ

ここで間違えると痛い目に遭うから注意!ホテルは料金で選ぶのではなく、必ず内容で選ぼう。企画・プランもので選び、写真にだまされないためにも、営業マンのリアルな評価を聞きだすことが成功への第一歩だ。。料理企画はチラシになるものが多いのでチェック! また、同じホテルでも部屋、建物に違いがある場合が多いから注意しよう。

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6.温泉を選ぶ

まず、源泉であることを必ず確認しよう。それから次の4つのポイントをチェックしよう。

  1. 露天風呂の有無
  2. 浴場からの眺望
  3. 浴場の大きさ
  4. 設備(ジャグジー・サウナ等)

最低でも1と2は押さえよう。温泉旅行では、やはり、風呂の良し悪しが印象に残るというもの。また、数少ないが風呂上りに休憩所でビールやジュース等を無料で提供している宿も存在する。これは間違いなく好印象だ。

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7.方面を選ぶ

ずばり男女比の割合で方面を変える。男性嗜好の温泉もあれば、女性に大人気の温泉場もあるからだ。 女性の割合が多い場合 ・眺望の良い温泉・宿を選ぶ ・食事にこだわりがある宿(めずらしいもの、名産のもの、評判のもの) ・売店、食事処(夜食含む)が充実している ・かわいいアクセントがある宿(浴衣や、お花など) 男性の割合が多い場合 ・温泉街のある温泉・宿を選ぶ(男性は出歩くパターンが多い) ・風呂に力を入れている温泉・宿(サウナや露天風呂) ・宴会プランのある温泉・宿(コンパニオンや2次会) ・美味しい地酒・地ビールが飲める宿

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8.旅にアクセントをつける

最近目につく新しい企画や人気集を見たり、フルーツ狩りや陶芸体験、そば打ち体験などちょっとしたことで旅にアクセントをつけて、参加者の心に残る旅をプロデュースしよう。

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9.参加者との打ち合わせをする

打ち合わせはこまめに、正確にしよう。打ち合わせの前までに細かい質問・要望等をリストアップしておいてもらおう。非常にスムーズに打ち合わせを進行できる。宴会やバスの席順、段取り、部屋割り、2次会の有無確認を忘れずにしよう。 また、イベントを行うのならばその打ち合わせもしよう。

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10.事前準備をする

旅行会社に入金を終えた後の仕事もある。例えばバスの時間・出発のチェック、積み込みチェック、集合場所・時間の確認などだ。天候もチェックしておこう。また、 参加人員は直前まで増減が出やすいのでこまめにチェック。 あとは全体の流れをシュミレーションしておこう。自分や、スタッフのために当日の進行表を作成すると便利だ。イベントを行うなら景品などの準備もしよう。

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11.出発の朝

出発の朝はまずは皆よりも早く集合し、参加人員のチェック。 添乗員さん・ドライバー・ガイドさんと相談しながら旅をスタートしよう。

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